随着高新区城市化建设步伐的日趋加快，规划工程档案的数量大幅增加，庞大的资料库不仅占用大量空间，查询资料也十分不便。建立一套使用方便、实用性强、易于掌握的、高效的、标准化档案管理检索体系是创新当前档案管理工作的必然选择。2007年，新区分局在基础地理信息系统的基础上，建立了利用电子地形图检索的规划工程档案管理系统，变革了传统城建档案卡片式或书本式的检索手段，可通过动态更新的电子地形图查询所有规划管理档案，不仅实现了规划项目文本档案的电子化，而且提升了规划管理的质量和效率。利用电子地形图检索的档案管理系统具有以下优势：

    1.查询多样化。用户不仅可以通过传统的坐标定位查询项目资料，也可以直接输入项目名称或通过项目的用地编号，红线录入时间等进行查询。

    2.资料完整化。工程电子档案含有属性数据库、总图数据库和文本数据库，拥有地理定位，属性查询，资料查阅，总图调用几大功能模块。可通过属性数据库了解项目的基本信息，还可通过链接的文件路径，进入电子文本档案查看该项目的用地、方案、建设和验收等规划审批资料。

    3.审批直观化。在系统中可直接调用总图了解项目情况，若将竣工测绘图与方案图进行对比，可迅速了解项目施工是否符合当初规划条件要求，大大提高了规划工作的效率。

    通过两年的工作，规划工程档案管理系统已成效显著，已完成地形图上所有道路、河流、项目地名的建库和分类管理；新区所有建设项目用地红线入库，并建立了用地属性资料数据库；1997年后项目的全过程规划审批资料基本入库。目前已有2000多份项目电子档案资料，可调用总图1800多张。随着办公自动化和网络技术的进步，这种地理信息系统与电子档案系统的结合，不但使档案电子化步上了一个新的台阶，也是管理工作上的一个创举。